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Options sur les conférences

Accès depuis l’étranger

Les participants situés à l’étranger (hors France métropolitaine) appellent le (et tapent le même code invité).
Les participants situés à l’étranger payeront simplement le prix d’une communication du pays appelant vers la France.
La durée de conférence sera déduite du crédit de la même manière que les participants appelant de France.

Appel d’un participant

L’appel d’un participant pendant votre conférence téléphonique vous permet d’appeler un ou plusieurs participants pour qu’ils rejoignent la conférence, en prenant à votre charge (via un crédit d’appel) les frais de communication téléphonique.
À l’issue de la conférence, le coût de la communication est déduit de votre crédit d’appel (et la durée de communication est déduite de votre crédit de conférence de la même manière que si le participant appelait lui-même le numéro de téléphone pour entrer en conférence).

Invitation des participants

Pour inviter des participants à une conférence, l’organisateur remplit le formulaire d’invitation et les participants recoivent un mail et/ou un SMS avec la date et heure de la réunion et les infos pour s’y connecter.
Les invitations sont une manière simple et pratique de prévenir vos participants de l’organisation d’une conférence téléphonique. Ceci est entièrement gratuit.
Les participants peuvent recevoir les invitations immédiatement et/ou quelques minutes avant la conférence, et ceci dans la langue de votre choix.
Les invitations sont sauvegardées, l’organisateur a donc accès à l’historique des invitations envoyées, avec la liste des participants prévenus.
Une gestion des confirmation de présence est également disponible, ceci permet à l’organisateur de connaître les personnes qui participeront ou pas à la réunion.
Le formulaire d’invitation ne réserve pas la conférence, ceci n’est pas nécessaire.

Pilotage de la conférence

Le pilotage permet à l’organisateur de voir la liste des participants connectés en temps réel (avec leurs numéros de téléphone s’ils ne sont pas masqués, l’heure d’appel, la durée de connexion), couper le microphone d’un participant, raccrocher un participant, mettre un terme à la conférence, etc. Si un nouveau participant arrive ou si un participant se déconnecte, il n’est pas nécessaire de rafraîchir la page, la mise à jour se fait automatiquement.
Le pilotage est entièrement gratuit.

Historique des appels

L’historique des appels correspond à la liste des conférences terminées avec les participants qui se sont connectés. Il est organisé en tableau, avec une ligne pour chaque conférence terminée.
En cliquant sur la loupe, la liste des participants qui se sont connectés s’affiche (avec les numéros de téléphone de chaque participant et leurs durées de connexion respectives). Vous pouvez également télécharger un rapport de conférence pour chacune des réunion.
Enfin, le tableau peut être exporté au format PDF ou CSV. La consultation de l’historique des appels est entièrement gratuite et illimitée. L’historique des appels d’une conférence est disponibles pendant une durée minimum de 3 ans après la fin de la conférence.

Statistiques d’utilisation

Les statistiques d’utilisation de vos salles de conférence sont affichées sous forme de graphiques et de tableaux, avec choix du groupement par heure, jour de la semaine, jour du mois, mois ou année.

Enregistrement audio des conférences

Pour enregistrer une conférence, l’organisateur doit, une fois le code organisateur saisi, appuyer sur 2 pour ouvrir et enregistrer la réunion (au lieu de 1 pour ouvrir la conférence sans l’enregistrer). Les participants appellent le numéro habituel et tapent leur code invité.
L’organisateur doit impérativement rester en conférence sur ce numéro pour que l’enregistrement audio continue. L’enregistrement s’arrête lorsque l’organisateur raccroche (même si les autres participants sont toujours en conférence). Si l’organisateur raccroche puis revient en conférence sur ce numéro, il y aura 2 fichiers audio distincts.
L’enregistrement d’une conférence n’engendre aucun coût supplémentaire, ceci est entièrement gratuit. La durée de conférence sera déduite du crédit de la même manière que si la conférence n’était pas enregistrée. Une fois la réunion terminée, sur la page "Enregistrement", vous pouvez écouter l’enregistrement audio ou télécharger le fichier.
Vous pouvez également partager l’enregistrement par email (le fichier audio étant volumineux, un lien vers un accès direct sera envoyé).
Attention, l’enregistrement audio d’une conférence n’est disponible que pendant une durée de 90 jours après la fin de la conférence.

Web conférence

L’espace Web conférence vous permet d’enrichir votre conférence avec :

  • Partage de document
    L’organisateur upload un document PDF (si le document est dans un autre format, il faut d’abord le convertir) et choisi la page du document qui est affichée aux participants connectés. Il change de page quand il le souhaite. Il peut autoriser ou non le téléchargement du document.
  • Vidéo de l’organisateur
    L’organisateur valide l’autorisation d’accès à sa webcam et le flux vidéo est diffusé le site, visible par les participants connectés.

Pour accéder à l’espace web conférence l’organisateur et les participants se connecte sur https://webconf.myconf.com avec leur code de conférence (code organisateur ou code invité).

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